Kementerian Luar Negeri Jerman dan perwakilan asing Jerman memproses data pribadi sesuai dengan ketentuan dasar perlindungan data Eropa/Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Undang-Undang Jerman untuk perlindungan data/Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)  serta peraturan Undang-Undang khusus. Untuk dapat menerangkan Anda mengenai pemrosesan data dan hak Anda, serta kewajiban kami atas pemberian informasi (Pasal 13 dan 14 DSGVO), maka kami akan memberikan informasi berikut ini mengenai pemrosesan data pribadi dalam penggunaan laman situs kami, dalam mengontak Kedutaan (melalui kontak formulir, melalui email, melalui telepon atau melalui pos) seperti juga menjadi pelanggan buletin kami.

1. Dasar

1.1. Penanggung jawab dan Pelaksana perlindungan data

Sesuai Pasal 2 Undang-Undang mengenai layanan dinas Luar Negeri, Kementerian Luar Negeri Jerman (Pusat) dan perwakilan luar negeri Jerman membentuk suatu kesatuan instansi pemerintahan Jerman.

Penanggung jawab untuk pemrosesan data pribadi sesuai pasal 4 nomor 4 DSGVO adalah:

Auswärtiges Amt
Werderscher Markt 1
10117 Berlin
Deutschland/Germany

Telepon: +49 (0)30 18 17-0 / Layanan untuk warga: +49 (0)30 18 17-2000
Fax: +49 (0)30 18 17-3402

Formulir kontak layanan untuk warga

Datenschutzbeauftragte/r des Auswärtigen Amts
Auswärtiges Amt
Werderscher Markt 1
10117 Berlin
Deutschland/Germany

Telepon: +49 (0)30 18 17-7099
Fax: +49 (0)30 18 17-5 7099

Formulir kontak pelaksana perlindungan data

Apabila Anda mempunyai pertanyaan mengenai perlindungan data Anda, Anda dapat menghubungi narahubung perlindungan data di perwakilan asing Jerman. Bagaimana cara untuk menghubungi narahubung perlindungan data, dapat Anda temukan di akhir halaman (lihat poin 8 narahubung perlindungan data perwakilan asing).

1.2. Data pribadi perorangan

Data pribadi merupakan segala jenis informasi yang dapat atau telah mengidentifikasi seorang individu. Identifikasi yang dimaksud adalah seorang individu yang dapat teridentifikasi dan dikenali terutama melalui sebuah nama, nomor identitas, data lokasi atau identitas online baik secara langsung maupun tidak langsung (Pasal 4 No. 1 DSGVO).

1.3. Landasan hukum pemrosesan

Kami memproses data pribadi perorangan atas dasar dari:

• Pasal 6 ayat 1 huruf a) DSGVO, apabila Anda menyetujui pemrosesan (cth.: pengiriman buletin),
• Pasal 6 ayat 1 huruf b) DSGVO, apabila pemrosesan dibutuhkan tindakan untuk pemenuhan kontrak atau pra kontrak,
• Pasal 6 ayat 1 huruf c) DSGVO, apabila pemrosesan dibutuhkan untuk pemenuhan kewajiban hukum,
• Pasal 6 ayat 1 huruf d) DSGVO, apabila pemrosesan data pribadi dibutuhkan untuk kepentingan kesehatan individu terkait atau perorangan,
• Pasal 6 ayat 1 huruf e) DSGVO in juncto pasal 3 BDSG, apabila pemrosesan dibutuhkan dalam pelaksanaan tugas untuk kepentingan umum atau dalam pelaksanaan wewenang umum (cth.: menjawab pertanyaan dari luar). Tugas Kementerian Luar Negeri Jerman dan perwakilan luar negeri termasuk pekerjaan untuk umum dan penyediaan informasi mengenai Republik Federal Jerman di luar negeri. (siehe Ayat 1 Undang-Undang mengenai Dinas Kementerian Luar Negeri – GAD).

2. Pemrosesan data terkait dengan kunjungan situs web ini

2.1. Pencatatan Data

Setiap kali seorang pengguna mengakses situs kami dan membuka sebuah dokumen, maka data atas kegiatan ini akan disimpan sementara dan diproses dalam sebuah catatan log.

Alat pelacak matomo yang digunakan untuk menganalisa penggunaan situs dikonfigurasi sedemikian rupa untuk tidak mencatat data pribadi dari pengunjung situs. Selain itu alamat IP pengguna juga dianonimkan sehingga pengunjung tidak dapat dilacak.

Alat pelacak mempunyai server sendiri di zona jaringan aman yang telah disertifikasi oleh Lembaga Federal Jerman untuk Keamanan Informatika (BSI) sehingga tidak ada data pelacakan yang bisa diakses oleh pihak ketiga. Selain itu Anda dapat merubah pengaturan di peramban Anda, sehingga kegiatan Anda dalam situs sama sekali tidak terdaftar atau teranalisis (Pengaturan Do Not Track). Melalui pengiriman variabel peramban akan terdeteksi oleh alat pelacak, apakah pengunjung ingin tercatat atau tidak melalui alat pelacak.

Untuk mengetahui cara mengaktifkan dalam peramban Anda, tuliskan di situs mesin pencari (contoh): “aktifkan Do Not Track [nama peramban]”

Data berikut ini akan dicatat melalui JavaScript-Tracking:

• Request (Nama data dari data yang diminta), tanggal dan jam dari Request
• Tipe/versi Browser (contoh: Firefox 115.0)
• Bahasa Browser (contoh: Deutsch)
• Sistem operasi yang digunakan (cth.: Windows 11)
• Tipe mesin, model mesin, merk mesin
• Resolusi layar
• Plugins yang digunakan: (cth. Flash, Java)
• Perujuk URL (situs yang dikunjungi sebelumnya)
• Alamat IP anonim
• Negara dan wilayah terjadinya Request
• Unduhan
• Klicks
• Jumlah formulir yang dikirimkan (tergantung dari definisi tujuan)

2.2. Kuki Sesi/Session Cookies

Mengakses suatu halaman akan menghasilkan yang disebut sebagai kuki (cookie) yang bersifat sementara untuk memudahkan penjelajahan. Kuki sesi tidak menggunakan data pribadi dan dihapus pada akhir sesi penggunaan. Kuki juga digunakan untuk keranjang belanja. Kuki ini juga akan dihapus setelah penggunaan selesai.

Teknik yang memfasilitasi pemantauan perilaku akses pengguna tidak digunakan.

2.3. Penggunaan Plug-in Media Sosial

Pada saat ini kami menggunakan plug-in dari media sosial berikut: Facebook, X, Instagram, dan YouTube (Google). Kami menggunakan yang disebut sebagai „sistem dua klik“ yang berarti bahwa saat Anda mengunjungi situs kami, pada dasarnya tidak ada data pribadi yang diteruskan kepada penyedia plug-in. Data pribadi hanya diteruskan ke penyedia plug-in dan disimpan (di Amerika Serikat, untuk penyedia layanan USA) hanya jika Anda mengeklik tombol aktivasi media sosial. Kami menggunakan plug-in media sosial agar informasi yang kami berikan menjadi lebih menarik melalui interaksi dengan Anda dan pengguna lainnya.

Kami tekankan kepada Anda bahwa jejaring sosial menyimpan data penggunanya (cth. data pribadi, alamat IP, dll.) sesuai dengan ketentuan penyimpanan data mereka dan menggunakannya untuk tujuan komersil. Untuk mengetahui lebih lanjut cara jejaring sosial mempmemrroses data, Anda bisa membuka salah satu tautan berikut:

Facebook, X, Instagram, YouTube (Google)

Kami tidak memiliki pengaruh terhadap data mana saja yang dikumpulkan dan digunakan oleh jejaring sosial. Kami tidak dapat mengidentifikasi jumlah, lokasi dan jangka waktu dari data yang disimpan, taraf ketaatan jejaring sosial terhadap ketentuan penghapusan data, cara data ditinjau dan ditautkan, dan kepada siapa data diteruskan.

Maka dari itu, kami meminta Anda memeriksa dengan teliti data pribadi apa saja yang Anda berikan ke jejaring sosial saat menggunakan situs kami. Apabila Anda tidak ingin jejaring sosial menerima data pribadi Anda melalui komunikasi via situs kami, Anda dapat menghubungi kami melalui cara lain seperti formulir kontak di laman situs kami.

2.4. Google Maps

Kami menautkan di laman situ kami layanan peta „Google Maps“ dari penyedia layanan „Google“. Pada saat penggunaan layanan (dengan mengklik peta) maka data pribadi akan diproses oleh Google, terutama alamat IP dan data lokasi dari pengguna yang tentunya disimpan tanpa persetujuan Anda (biasanya terdapat di pengaturan telepon seluler Anda)

Penyedia layanan:

Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland

Laman situs: https://maps.google.de

Pernyataan perlindungan data: https://policies.google.com/privacy

Pilihan penolakan (Opt-Out-Plugin): http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de

3. Pemrosesan Data Pribadi ketika menghubungi kami

Jika Anda melakukan kontak dengan kami, maka data yang diberikan oleh Anda (nama Anda, alamat email Anda seperti juga alamat, nomor telepon dan nomor fax) serta informasi yang diberikan (seperti data pribadi terkait) dengan tujuan kontak dan pemrosesan permasalahan Anda akan diproses dan secara tertulis akan disimpan dengan batas waktu yang berlaku dari peraturan pencatatan, yang dilengkapi dengan peraturan dinas bersama dari Kementerian Federal Jerman (GGO) .

Apabila kami bukan penanggung jawab terkait permasalahan Anda, maka persoalan tersebut akan diberikan kepada instansi pemerintah lokal dan Federal dengan perlindungan data tanpa persetujuan Anda, apabila pemberian lanjutan dimaksudkan untuk mendapatkan jawaban dari kepentingan Anda dan data pribadi sensitif Anda tidak terdampak (Pasal 6 ayat 1 huruf e) DSGVO in juncto Pasal 3 BDSG, Pasal 25 ayat 1 in juncto Pasal 23 ayat 1 Nr. 1 BDSG).

4. Pengiriman buletin

Anda dapat memesan buletin kami untuk mendapatkan informasi pers dan hal baru dari petunjuk perjalanan dan keamanan yang dibuat oleh Kementerian Luar Negeri Jerman.

Untuk pendaftaran buletin kami digunakan proses yang disebut „Double-opt-in“. Setelah pendaftaran kami mengirimkan email ke alamat email yang diberikan. Dalam email tersebut terdapat permintaan konfirmasi atas pengiriman buletin. Setelah konfirmasi melalui tautan di email, maka alamat email Anda akan tersimpan selama diinginkannya pengiriman buletin. Apabila setelah pendaftaran Anda tidak melakukan konfirmasi dalam 24 jam, maka informasi Anda otomatis akan dihapus.

Persetujuan Anda untuk pengiriman buletin dapat dicabut kembali setiap saat dan pengiriman buletin dapat dihentikan setiap saat. Pencabutan pengiriman dapat Anda jabarkan dengan memencet tautan Link  yang telah disediakan di setiap pengiriman buletin via email.

5. Pemesanan hasil pencetakan

Apabila Anda memesan brosur, lembaran lipat dan hasil cetak lainnya melalui laman situ kami, maka kami membutuhkan data pribadi Anda untuk memproses pesanan Anda sebagai berikut:
•    Nama, Nama depan,
•    Alamat, Nomor rumah,
•    Kode pos dan tempat
•    Alamat email
Apabila pemrosesan pemesanan tidak dapat dilakukan oleh kami, maka data yang diberikan oleh Anda akan diberikan ke pihak ketiga (perusahaan pengiriman, atau instansi atau lembaga lainnya, jika barang yang dipesan dikirimkan oleh mereka). Dasar hukum dari pemrosesan data adalah persetujuan Anda sesuai pasal 6 ayat 1 huruf a DSGVO). Apabila data yang disebutkan di atas tidak dicantumkan, maka pemrosesan pemesanan Anda tidak dapat dilakukan.
Data yang diberikan oleh Anda akan dihapus 90 hari setelah pesanan Anda selesai.

6. Acara, pekerjaan pers dan umum

Dalam hal undangan atau keikutsertaan dalam acara kami memproses data pribadi terkait (nama, alamat dll.). Ini dapat terjadi melalui beberapa jalur komunikasi, contoh pengisian formulir, formulir di situs, melalui email, melalui telepon, atau pemberian kartu nama.
Data pribadi yang mana yang diserahkan kepada kami dilakukan dari formulir masing-masing, layar masukan masing-masing atau dari data yang ditanyakan dalam pembicaraan tersebut.  
Sebagai bagian dari tugasnya, Kementerian Luar Negeri Jerman dan kantor-kantor perwakilan Jerman di luar negeri berperan sebagai penyelenggara atau anggota kepanitiaan berbagai jenis acara.
Kami memproses data pribadi Anda (nama, alamat, dll.) dalam hal Anda diundang atau ikut serta dalam salah satu acara tersebut. Hal ini dapat dilakukan melalui berbagai wahana komunikasi, contohnya melalui pengisian formulir fisik atau web, email, telepon, atau penyerahan kartu nama.
Data pribadi mana saja yang dibagikan kepada kami dapat dilihat pada formulir atau kolom isian terkait, juga melalui permohonan informasi dalam pembicaraan.

6.1. Pengumpulan data dari pendamping

Untuk pelaksanaan acara sesuai ketentuan, data pendamping dari peserta yang diundang juga akan dikumpulkan dan diproses. Hal ini tertulis di nomor 7 hak individu yang terdampak seperti juga pengumpulan data individu terkait lainnya.

6.2. Pengumpulan data dari sumber akses umum 

Kementerian Luar Negeri Jerman mengumpulkan dan memproses juga data yang berasal dari sumber dengan akses untuk umum, contoh dari beranda individu terkait atau dari direktori yang dapat diakses secara umum.

6.3. Proses lanjutan dari pengumpulan data

Data perorangan terkait tidak akan diberikan kepada pihak ketiga tanpa izin, tetapi akan disimpan dan diproses untuk penggunaan internal dan untuk tujuan organisasi dan pengaturan acara (seperti pembuatan daftar tamu, pemeriksaan masuk dll.). Kami dapat memberikan data perorangan kepada satu atau beberapa pemberi jasa yang hanya akan digunakan atas tugas yang diberikan dalam lingkup penggunaan internal.

Tergantung dari jenis acara kami selain mewakili rekan kerja sama juga sebagai pelaksana acara. Dalam kasus ini, data yang disimpan sebagai tujuan acara akan diberikan kepada rekan kerja sama. Data tersebut hanya akan digunakan untuk tujuan pengaturan acara terbaik. Rekan kerja sama yang mana yang ikut serta dalam acara tersebut akan diberitahukan dalam rangka pengaturan acara secara terpisah.

Data tersebut hanya akan disimpan selama pengaturan dan pelaksanaan acara seperti juga pelaksanaan tugas kami dalam hal pekerjaan umum.

Sebagai penerima dari pengiriman/undangan Anda dapat menolak pengiriman/undangan selanjutnya setiap saat.

6.4. Pengambilan Foto

Untuk tujuan pers dan hubungan masyarakat Kementerian Luar Negeri Jerman dan kantor-kantor perwakilannya di luar negeri akan dilakukan dan penerbitan pengambilan foto pada acara dan pertemuan, di mana Anda mungkin terlihat. Anda bisa menolak penerbitan dan/atau pengambilan foto Anda. Untuk mengajukan penolakan Anda dapat menghubungi fotografer secara langsung atau Anda dapat menggunakan data kontak di atas.

Mohon diperhatikan bahwa kami tidak memiliki pengaruh atas foto/video yang diambil oleh perwakilan pers dan media lainnya. Mereka mempunyai tanggung jawab sendiri sesuai dengan GDPR.

7. Hak-hak Anda

7.1. Terkait data pribadi Anda mendapatkan hak dari kami sebagai berikut:

• Hak atas informasi, Pasal 15 DSGVO
• Hak atas pemberitahuan, Pasal 16 DSGVO
• Hak penghapusan („hak untuk dilupakan“), Pasal 17 DSGVO
• Hak pembatasan pemrosesan, Pasal 18 DSGVO
• Hak pemindahan data, Pasal 20 DSGVO
• Hak penolakan pemrosesan, Pasal 21 DSGVO

7.2.

Dalam hal pemrosesan data pribadi yang dilakukan atas persetujuan Anda (contoh: berlangganan buletin), Anda memiliki hak untuk sewaktu-waktu mencabut kembali persetujuan tersebut tanpa memberikan alasan. Pencabutan persetujuan tidak memengaruhi keabsahan pemrosesan data yang dilakukan atas persetujuan Anda sebelum persetujuan tersebut dicabut (Pasal 7 ayat 3 DSGVO).

7.3.

Anda juga memiliki hak untuk mengirimkan keluhan mengenai pemrosesan data pribadi Anda kepada lembaga pengawas perlindungan data (Pasal 77 DSGVO).

Lembaga pengawas perlindungan data yang berwenang atas Kementerian Luar Negeri Jerman dan kantor-kantor perwakilannya di luar negeri adalah:

Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
(Pelaksana Federal Jerman untuk Perlindungan Data dan Keamanan Informasi)
Graurheindorfer Straße 153
D-53117 Bonn

8. Narahubung perlindungan data di perwakilan luar negeri

Kontak narahubung perlindungan data di perwakilan luar negeri

Narahubung perlindungan data:

Deutsche Botschaft Jakarta
Jalan M. H. Thamrin Nr. 1
Jakarta 10310
Indonesien

Formulir Kontak