Setiap tahunnya, Kedutaan Jerman memiliki anggaran terbatas untuk pendanaan sejumlah proyek skala kecil, yaitu upaya untuk memperbaiki kondisi hidup kelompok masyarakat yang rentan dan kaum marginal yang diselenggarakan oleh fasilitator lokal (seperti LSM, kelompok swadaya masyarakat, pemerintah daerah, lembaga keagamaan, dan lain-lain) dan tidak dapat sepenuhnya dibiayai oleh fasilitator tersebut.

Prasyarat untuk pendanaan

• Proyek harus bertujuan untuk memenuhi kebutuhan dasar kelompok masyarakat yang menjadi sasaran dan memperbaiki kondisi hidup mereka dalam jangka panjang. Pada dasarnya, pendanaan baik untuk pengadaan barang maupun proyek-proyek infrastruktur atau penyelenggaraan pelatihan dapat diberikan.
• Pendanaan tersedia untuk proyek-proyek di bidang sosial, pertanian, kesehatan, pen-didikan, dan lingkungan, di antaranya. Proyek-proyek yang bertujuan untuk meningkatkan keadaan kaum perempuan dan anak perempuan sangat dianjurkan.
• Proyek tersebut wajib berjalan sebagai inisiatif mandiri yang belum dimulai dan harus selesai sepenuhnya pada tanggal 31 Desember di tahun di mana kontrak ditandatangani. 
• Proyek tersebut tidak dapat didanai oleh badan negeri lain di Republik Federal Jerman atau Uni Eropa.
• Kedutaan Besar dapat mempertimbangkan proyek yang mengajukan permohonan dana hingga sejumlah €25.000. Pemohon disarankan untuk menggunakan dana sendiri, karena pendanaan penuh untuk sebuah proyek oleh Dana Proyek Skala Kecil hanya dapat dilakukan dalam kondisi khusus.

Pengajuan pendanaan

Agar proyek Anda dapat dipertimbangkan untuk pendanaan, berkas-berkas berikut harus diserahkan bersama permohonan:

1. Formulir permohonan yang diisi secara lengkap dan ditandatangani oleh setidaknya dua pengelola proyek, tergantung pada kasus masing-masing, dengan berkas tambahan yang mendukung permohonan proyek mengenai situasi di awal dan tujuan dari proyek yang diajukan (misalnya foto-foto untuk kegiatan renovasi yang direncanakan)
2. Rencana pembiayaan dalam bahasa Jerman atau Inggris (termasuk faktur sementara) dengan rincian semua pengeluaran yang direncanakan dalam mata uang lokal (IDR untuk Indonesia / dolar AS untuk Timor-Leste)
3. Informasi dan bukti yang berkaitan dengan fasilitator yang bertanggung jawab atas proyek tersebut (misalnya berkas pendaftaran, neraca, laporan keuangan tahunan) 

Tanggal penutupan permohonan untuk tahun yang berjalan adalah 31 Januari. Permohonan dapat dikirimkan melalui pos ke alamat Kedutaan Besar Jerman atau melalui surel ke wz-12@jaka.diplo.de. Permohonan yang masuk ke Kedutaan Jerman setelah tanggal tersebut sayangnya tidak akan bisa dipertimbangkan.

Harap pastikan bahwa rincian proyek dalam permohonan Anda telah disampaikan dengan meyakinkan dan bahwa rencana pembiayaan dan berkas lain yang dilampirkan dalam permohonan telah disusun dengan cermat dan lengkap. Kedutaan Besar akan memutuskan permohonan Anda atas kebijakannya sendiri. Pemohon akan diberitahu tentang hasilnya secara tertulis.

Pemilihan proyek

Pemilihan proyek yang akan didanai biasanya dilakukan pada bulan April di tahun yang bersangkutan; kegiatan proyek hanya dapat dimulai setelah kontrak ditandatangani. Kegiatan yang telah dimulai sebelum penandatanganan tidak lagi memenuhi syarat untuk didanai.

Perlu juga diperhatikan bahwa pendanaan ini merupakan pendanaan yang diberikan sekali waktu. Oleh karena itu, proyek yang sama tidak dapat didanai untuk kedua kalinya, dan pendanaan untuk penyelenggara proyek pada tahun-tahun berikutnya juga pada umumnya tidak dapat diberikan.

Penyelenggara proyek diwajibkan untuk menyerahkan laporan akhir dan bukti penggunaan dana setelah proyek selesai. Laporan akhir dan semua berkas terkait akan ditinjau oleh Kedutaan Besar Jerman dan lembaga-lembaga federal Jerman lainnya.

Alasan penolakan​​​​​​​

Pendanaan untuk perseorangan, organisasi amal yang tidak terdaftar, dan perusahaan yang berorientasi pasar pada umumnya tidak dapat diberikan. Harap diperhatikan bahwa biaya yang sedang berlangsung (misalnya anggaran personalia) dan pengeluaran untuk biaya perjalanan, akomodasi, uang saku harian atau makanan tidak dapat ditanggung oleh dana proyek. Proyek jangka panjang atau proyek yang membutuhkan dana lebih dari €25.000 tidak memenuhi prasyarat untuk mendapatkan pendanaan.

Informasi yang tertera pada lembaran ini berlandasan pada pengetahuan dan pertimbangan dari Kedutaan Jerman pada waktu penulisan.Dalam hal ini, tidak terdapat jaminan terhadap kelengkapan dan kebenaran dokumen ini terutama terkait perubahan yang bisa dilaksanakan sewaktu-waktu.